5S que não dura: por que a organização volta a ser bagunça depois de três meses

A cena se repete em muitas empresas: há um mutirão de limpeza, o chão de fábrica fica impecável, são colocadas etiquetas e faixas de sinalização, e a direção se orgulha do resultado. Alguns meses depois, as ferramentas estão fora do lugar, as caixas voltaram aos corredores e as faixas estão gastas. O 5S “não pegou”.

 

Esse desfecho não é falha do método, e sim de como ele costuma ser implantado.

 

O que é o 5S

 

O 5S é um programa de organização do ambiente de trabalho, criado no Japão, formado por cinco práticas. O senso de utilização diz para manter apenas o necessário. O de organização define um lugar para cada coisa. O de limpeza mantém o ambiente limpo e faz da limpeza uma forma de inspeção. O de padronização cria regras visuais para manter o que foi conseguido. E o de disciplina faz disso um hábito.

 

Os três primeiros são visíveis e rápidos de executar. Os dois últimos são os que sustentam o resultado, e são justamente os mais esquecidos.

 

Por que o 5S se perde

 

Há causas que se repetem. A primeira é tratar o 5S como campanha, com início e fim, e não como rotina. A segunda é impor a organização de cima para baixo, sem que quem usa o espaço participe das decisões sobre onde as coisas ficam. A terceira é não definir responsáveis e horários para manter o padrão. E a quarta é a falta de exemplo da liderança: se o gestor ignora a bagunça, a equipe entende que ela é aceitável.

 

Há ainda um problema mais sutil: quando a desorganização é sintoma de outro problema, como falta de espaço, excesso de material ou falta de padrão de processo, arrumar não resolve. A bagunça volta porque a causa continua lá.

 

Como fazer durar

 

O caminho mais seguro é envolver as pessoas desde o início. Quem trabalha no posto sabe melhor do que ninguém onde cada ferramenta deve ficar. Depois, é preciso tornar o padrão fácil de seguir e difícil de ignorar: locais demarcados, sombras de ferramentas, etiquetas claras e limites de estoque visíveis.

 

As auditorias regulares, feitas por pessoas de diferentes áreas e com critérios definidos, mostram como está a situação e criam uma sadia disputa entre setores. O importante é que os resultados sejam divulgados e que as falhas gerem ações, e não repreensões.

 

Também ajuda reservar alguns minutos por turno para manter o posto em ordem. Quando a manutenção do 5S faz parte do horário de trabalho, ela deixa de ser algo que se faz “quando sobra tempo”.

 

O 5S como base para outras melhorias

 

Um ambiente organizado e limpo facilita o encontro de defeitos, reduz o tempo de procura por ferramentas e melhora a segurança. Ele também serve de base para outras práticas, como a gestão à vista e a manutenção autônoma, que dependem de um ambiente em que os desvios sejam percebidos rapidamente.

 

Se você visitasse hoje um posto de trabalho que foi “arrumado” há seis meses, ele ainda estaria como foi deixado?

 

Este artigo foi elaborado pela VJ Gestão e Performance, consultoria em melhoria de processos com atuação em indústrias.